У нас remote-frst команда. Remote-first — это когда офис/коворкинг по желанию, а изначально мы ориентируем, что работа будет удаленной. Remote-first держится на ответственности и сдерживании обещаний.

Про ответственность я уже много раз писал (и буду писать), сегодня хочу поговорить про дедлайны. У нас сотрудники самостоятельно выбирают дедлайны для задач. Потому что именно они обещают клиенту сделать определенные задачи к какому-либо времени. И срыв дедлайнов крайне редкое событие в компании. Сейчас расскажу каким правилам мы придерживаемся, чтоб не срывать дедлайны.

1. Всегда можно передоговориться. Иногда что-то случается, и становится понятно, что дедлайн не будет соблюдён. В таком случае мы стараемся как можно раньше передоговориться с клиентов. Если времени до дедлайна останется немного, то можем ограничить функционал задачи или её объем. К примеру, делаем анализ конкурентов, и первой итерацией только 3-5 основных конкурентов, а второй всех остальных. Это важно, потому что наш ЛПР тоже мог кому-то пообещать показать нашу работу.
2. Создаем внутренние дедлайны. Чтоб не делать всё в последний день, мы создаем внутренние дедлайны. Дизайнеры готовят креативы к такому числу, мы готовим посадочные к такому числу. А в такой то день согласовываем с клиентом. В идеале если после всего этого еще остается 2 дня, если что-то пойдет не так.
3. Создаем буфер. Это от 2 до 6 часов в неделю, которые отводятся для срочных задач или если что-то пойдет не так. Если срочных задач нет, то делаем что-то сверху.
4. Еженедельная встреча с клиентом. Сложно говорить клиенту, что ты не сделал какую-то задачу. Еженедельная встреча с клиентом для нас обязательна. Там мы обещаем клиенту что-то сделать на следующую неделю. И через неделю отчитываемся о проделанной работе с результатами в цифрах.
5. Дедлайн от согласования. Если для выполнения задачи нужно согласования третьего лица, то мы делаем плавающий дедлайн от дня согласования. К примеру, мы подготовим КП за неделю, после того как получим доступы в рекламные кабинеты и метрику от вас.

А вы что делаете, чтоб не срывать дедлайны?

Я застал еще времена, когда трекинг времени был обязательным в IT-AGENCY. В те времена, отделы «продавали» своё время. Поработал больше часов → заработал больше.

Сейчас мы продаем команды, людей и трекинг времени стал обязательным только для внештата. Если взялся сделать задачу к Y дню — делай, а за сколько часов ты её сделаешь — вторично.

Для младших и мидлов я рекомендую самостоятельно следить за своим временем. Это помогает натренировать насмотренность. Сколько может занимать та или иная задача? А можно ли как-то оптимизировать выполнение этой задачи?

Но вот самая главная причина:
Когда мидл станет старшим, одной из задач по старту нового проекта будет разработка гантта. Выполнять работу по запуску проекта будут мидлы и младшие. Если ты не трекал сам своё время, то как ты поймешь сколько времени займет запуск проекта у мидла и младшего?

Заставлять трекать время — это микроменеджмент. Рекомендовать трекать время — основа для роста для самого специалиста.

Если кто-то читал Максима Дорофеева или Барбару Оакли, то знают о такой технике, как «Помидор». Её часто рекомендуют применять, если вы страдаете от прокрастинации (на самом деле, против прокрастинации, достаточно позволить себе поработать хотя бы 5 минут). Но у нас в компании часто используется такая техника, если человеку тяжело соблюдать режим отдыха.

Суть техники:

— Ставим таймер на 25 минут (я сам использую 25).
— Все эти 25 минут работаем над задачкой, которую выбрали. Если во время Помидорки закончили задачку, то идём на отдых 5 минут, а потом начинаем новую задачку с новой Помидоркой.
— По окончании таймера идём 5 минут отдыхать, идеально если можно выйти на улицу. Иначе хотя бы пройтись, потянуться и т. п.
— После окончания отдыха, включаем следующую Помидорку.

Почему эта техника работает:

1. Она позволяет почувствовать состояние потока, когда ты полностью погружен в задачу... и вот опять Помидорка закончилась.
2. Мы не забываем отдыхать. И отдыхать действенно, а не шляться по соцсетям. Устаешь по окончании дня меньше.
3. День разбивается на отрезки. И благодаря отдыху, ты работает более сконцентрировано и успеваешь сделать больше, чем обычно.

Лично я не всегда использую эту технику. Обычно её включаю, когда у меня тяжелая монотонная работа или нужно подготовить большой текст. Именно в такие моменты, эта техника помогает не сойти с ума.

Пример распорядка дня с Помидорками

У нас рабочий день разбит на саму работу + обучение. На саму работу мы тратим 6 часов, и около 2 часов на обучение. Если посчитать в помидорках, то получится так:

Работа → 11-12 помидорок → В часах: 6 часов.
Учёба → 3-4 помидорки → В часах: 2 часа.

Помидорка: 25 минут работа + 5 минут отдых.

Если тяжело идёт рабочий день, можно попробовать вносить в жизнь эту технику.

Так как я ведущий, то у меня недельный календарь может выглядеть как-то так в начале недели:

И это еще не самый худший вариант. Проблема в том, что чем больше у тебя команда, тем чаще тебя будут звать на встречи. Сейчас у меня в команде 5 джедаев (2 старших, 3 мидла). У старших обычно по 2-3 пресейла в месяц + текущие проекты. У мидлов как минимум 1 действующий проект. И встречи будут появляться, это нормально, так и должно быть.

В такой момент очень важно прибить встречи, где я не приношу никакой пользы. Да, можно работать фоном, но обычно сконцентрироваться на таких встречах намного сложнее.

Раньше я очень редко отказывался от встречи, но чем больше проектов, тем чаще я спрашиваю зачем я на этой встрече нужен и действительно ли я смогу там чем-то помочь. Не нужно проводить планёрку ради планёрки, потому что так было заведено. Если обсуждать нечего, то лучше просто выслать пост-мит без мита.

Мы в IT-Agency за основу управления личным временем берём дорофеевские «Джедайские техники». Тема очень большая и многогранная, но сейчас хочу рассказать о том как снижаю тревогу по «а вдруг я что-то забыл».

В конце рабочего дня у меня есть ежедневная рутина:

И три пункта из этой рутины — это про очистку «дополнительных инбоксов»:

1. Я закрываю все окна браузера. Если какое-то окно браузера не хочу закрыть, то скорее всего там хранится задача. Тогда фиксирую её как отдельную задачу и окно закрываю. И так пока все окна не будут закрыты.
2. Я удаляю все файлы с рабочего стола и из папки Temp. Если какой-то файл я не готов удалить, значит это файл от проекта → нужно его перенести в папку проекта. Или за этим файлом стоит задача, которую нужно сделать → тогда пишу задачу в Инбокс Сингулярити (такс-трекер).
3. Прохожусь по слаку и по почте (хотя это и не написано) и архивирую все письма. Если есть какой-то тред, где есть моя задача, или меня отметили, то пишу задачу на следующий день со ссылкой на этот тред или письмо.

Эта практика значительно для меня снижает тревожность. Я не переживаю за то, что что-то забыл или кого-то подвёл.