Самое большое заблуждение, когда человек говорит, что он может делать сразу несколько дел одновременно.

Первые кто это ощущают на себе — удаленщики. Как только твои родные начинают тебя отвлекать, производительность падает до нуля. Аналогично и с обычным задачами.

Мы не можем делать сразу несколько дел одновременно. Если ты отвечаешь в чате, ты не делаешь другую работу. Чтоб вновь погрузиться в неё, уйдет кучу времени.

Люди, которые говорят что умеют в многозадачность, ошибаются. Это проверил в своё время Дэниэль Каннеман. Дело в том, что переключение между заданиями требует усилия, особенно, когда это требуется сделать за маленький промежуток времени.

Поэтому нет смысла набирать кучу задач. Лучше взять 2-3 важные задачи на день, и концентрироваться на них. Мало кто выполняет 10-15 задач в течении недели. А под регулярку отводить отдельные временные промежутки.

Кстати, Каннеман и его партнёры в том же исследовании узнали, что талантливые люди, просто затрачивают меньше усилия и внимание на выполнении задачи. Аналогично поступают люди, которые очень опытны в каком-то деле.

Это не позволит выполнять сразу несколько дел. Это лишь позволит тратить меньше мозготоплива, на погружение в задачу и меньше уставать.

Меня постоянно выбешивают уведомления. Установил новое приложение, и забыл отключить уведомления. И вот, во время встречи экран телефона загорается и туда прилетает какая-то херь, которая в 99% случаев мне не нужна.

Я сделал простое для себя правило. Если было уведомление, и там была какая-то херь, нажми долгим нажатием на это уведомление и отключи любые уведомления для этого приложения.

Если уведомления важные, но отвлекают, то хотя бы отключай звук.

Единственные уведомления, которые у меня до сих пор есть со звуком — это предупреждение о встречи за 1 минуту. Высылает Google Calendar. Потому что опаздывать на встречи плохо, я буду тратить чужое время просто так.

Очень давно был на выступлении Ильи Бирмана на UWDC, где он показывал мастер-класс, как нужно работать с фотошопом и делать крутые вещи.

Его манера работы с программой завораживает. Каждое действие он делает через хоткеи (горячие клавиши). Вот тут надо срезать, раз и вуаля, уже работает с этим инструментом.

Переход от одного инструмента к другому происходил быстро и без каких-либо пауз. Там где новичок потратит кучу времени чтоб найти инструмент или переключить его, Илья делал это на лету и не задумываясь.

Я, когда начинаю работать с новой программой, насильно заставляю себя использовать хоткей. Расскажу как это происходило с Гугл доками:

Мне нужно выделить текст жирным → я иду в меню, и смотрю какая горячая клавиша отвечает за выделение жирным. И после этого выделяю через хоткей. Если забыл, снова иду, смотрю подсказку и опять делаю это через хоткей.

Важно делать это всегда через хоткей, а не нажимать на выделение в меню или на рибоне, чтоб вырабатывалась механическая память.

Вторая штука, которая сильно помогает ускорить работу — это быстрая и слепая печать. Не обязательно учиться печатать с десятью пальцами, но печать должна быть в два раза быстрее, чем написать такой же текст от руки.

Сначала будет больно и долго. Но потом это окупиться сторицей.

За 9 лет удаленной работы (2 года фриланс и 7 лет в IT-Agency) я научился поддерживать порядок, чтоб ничего у меня не терялось. О некоторых привычках я уже тут рассказывал. Сейчас хочу рассказать об основных привычках:

1. Веду ежедневные заметки — использую для этого обычный блокнот и дневные заметки в Obsidian. Записываю туда структуры встреч (что будем обсуждать на встрече, о чём не стоит забыть, какие задачи закрыть на встрече), итоги встречи (о чем сказал клиент, какие новые задачи появились), мысли по статьям, заметки, наброски постов.
2. Добавляю задачи в таск-трекер перед тем как что-то делать. Как только появляется задача записываю в таск-трекер, или в ежедневную заметку, а потом по окончанию встречи в таск-трекер. Если кому-то что-то пообещал → записал, чтоб об этом вспомнить. Включил подписку, за день до окончания задаю себе вопрос, а нужно ли отключать.
3. Закрываю все окна браузера. незакрытые окна браузера — это задачи или статьи, которые хочу когда-то в будущем прочесть. Если не могу сразу закрыть окно браузера, то записываю задачу в таск-трекер или сохраняю статью в Omnivore.
4. Удаляю все файлы, которые есть на рабочем столе. Обычно это документы, которые нужно было пересылать в течении дня. К примеру, счет и акт для клиента. Если не готов удалять, значит этот файл нужно поместить в определенную папку проекта или закинуть на личный диск (в папку проекта или в архив).
5. Отправляю в архив все email. Если что-то не архивирую → там задача. Записываю её в таск-трекер со ссылкой на gmail, и архивирую.
6. Держу порядок на диске. У меня на Яндекс-Диске и на PC структура PARA — Project, Area, Resources и Archive. Все что касается текущих проектов, уходит в Project (к примеру, поездка в Питер в 2024 году; или новый клиентский проект), всё что касается постоянных активностей (к примеру, плавание, здоровье) заношу в Area. Все что касается дополнительной информации уходит в Resources (книжки, записи семинаров). А Архив, это то что когда-то было полезным, а теперь я вряд ли к этому вернусь.
7. Ежемесячные, еженедельные и ежедневные обзоры. Каждый день в конце дня я просматриваю задачи, которые не завершил и планирую их на другие дни. Смотрю в календарь на следующий день. Вспоминаю текущий день. Смотрю в ежедневную заметку. Еженедельно прохожу то, что что-то сломалось в течении недели с точки зрения порядка. Ежемесячно подбиваю все счета, и выгружаю отчёты в архив, чтоб потом легче было найти если что-то сломается.

Самый лучший совет по повышению продуктивности, который можно дать любому специалисту: «Просто запиши задачу, а потом её выполняй».

Если хотите меньше забывать, меньше беспокоится и стрессовать, то начните с освоения этой привычки.

Когда к нам кто-то приходит, и дает задачу, то не стоит её сразу же выполнять. Вначале стоит записать её в планировщик. А после можно её выполнять. Почему это так важно?

Потому что мы можем не осознавать сколько лишней работы можем делать в течении дня. Если не записывать задачи, то нет возможности понять как автоматизировать процессы или делегировать простую работу другому человеку.

Когда начнете на автомате это делать, можно переходить к другим делам: планирование дня, недели, месяца; проектная сортировка; «зеленые» задачи и прочее.

Я читаю в дороге или перед сном. В день получается от 30 до 2 часов времени на чтение или обучения. Читаю все что нашёл для себя интересным: блоги, книги, телеграм-каналы (иногда смотрю видео или слушаю подкасты).

Даже если в течении дня я никуда не уходил, у меня почти всегда есть 30-60 минут перед сном. С юношества я приобрел привычку: люблю читать перед сном, это помогает мне заснуть. Теперь, когда не уставший, использую эту привычку перед сном.

В течении дня, если я натыкаюсь на материал, который хочу прочитать, то добавляю его в Omnivore. А в конце дня у меня уже есть контент, который можно прочитать.

Omnivore.app — это бесплатная утилита для сохранения контента. В браузере есть кнопка сохранения, понравилась статья → нажимаю эту кнопку. Если с телефона, нажимаю поделиться и кликаю на иконку Omnivore. Если это письмо (к примеру, рассылка), то отправляю на специальный email. Утилита бесплатная.

Как это мне помогает?
Я не трачу время на чтение в течении рабочего дня. Я знаю, что смогу это прочитать в то время, когда мне это наиболее удобнее. Поэтому эффект FOMO для меня не наступает (Fear of missing opportunity, с англ: Страх упустить возможность).

Ежедневно я веду заметки по каждому дню. Раньше это делал на бумаге в блокноте, а сейчас в дневных заметках Obsidian. Хочу сегодня рассказать для чего и как это помогает.

Не забыть

В течении дня проходит множество встреч и событий. Во время этих встреч в голову приходят интересные мысли → я их записываю. Договорились о чём-то → я это записываю. Прозвучал важный факт → я это записываю. Кто-то взял на себя ответственность за какую-то задачу → я это записываю. 30 минут обсуждали что-то и пришли к какому-то выводу → записываю, чтоб потом спросить про эту гипотезу или теорию (что случилось дальше).

Обычно в моменты встреч открывать условный Singularity и писать сразу задачи — сложно. Нужно придумать правильную формулировку, поставить дату, присвоить категорию. Пробовал, но в итоге забил → встреча уходит слишком далеко, пока я задачу сформулирую. Исключение, если что-то надо сделать сегодня.

Поэтому я вначале сбрасываю куда-то весь мусор из мыслей и идей. А в конце дня разбираю и уже формирую задачи/напоминания в Singularity.

Конспект встреч

Получилось так, что я параллельно веду конспект всех встреч. И смогу, если это понадобится вернуться и сказать о чём мы договорились. Конспект не должен быть супер-подробным. Такой, чтоб можно было понять что делаем, зачем и когда сделаем.

Прогресс 1-to-1 планёрок

На личных планёрках о чём-то договариваюсь с подопечными. Обо всём этом, мы с подопечным обсудим на следующей планёрке. Это очень сильно помогает экономить силы на подготовку к следующей личной планёрке.

Что дальше

Формат такого ежедневника постоянно меняю, что-то добавляю, что-то убираю. К примеру, изучение иностранного языка для меня не эффективен по такой методике. Старые добрые заметки в блокнот — намного эффективней (лучше запоминается).

Далеко не всё приживается. Где-то упрощаю, что-то добавляю и смотрю как приживётся. Но ядро — фиксировать факты и договоренности — работает прекрасно.

Если кто-то читал Максима Дорофеева или Барбару Оакли, то знают о такой технике, как «Помидор». Её часто рекомендуют применять, если вы страдаете от прокрастинации (на самом деле, против прокрастинации, достаточно позволить себе поработать хотя бы 5 минут). Но у нас в компании часто используется такая техника, если человеку тяжело соблюдать режим отдыха.

Суть техники:

— Ставим таймер на 25 минут (я сам использую 25).
— Все эти 25 минут работаем над задачкой, которую выбрали. Если во время Помидорки закончили задачку, то идём на отдых 5 минут, а потом начинаем новую задачку с новой Помидоркой.
— По окончании таймера идём 5 минут отдыхать, идеально если можно выйти на улицу. Иначе хотя бы пройтись, потянуться и т. п.
— После окончания отдыха, включаем следующую Помидорку.

Почему эта техника работает:

1. Она позволяет почувствовать состояние потока, когда ты полностью погружен в задачу... и вот опять Помидорка закончилась.
2. Мы не забываем отдыхать. И отдыхать действенно, а не шляться по соцсетям. Устаешь по окончании дня меньше.
3. День разбивается на отрезки. И благодаря отдыху, ты работает более сконцентрировано и успеваешь сделать больше, чем обычно.

Лично я не всегда использую эту технику. Обычно её включаю, когда у меня тяжелая монотонная работа или нужно подготовить большой текст. Именно в такие моменты, эта техника помогает не сойти с ума.

Пример распорядка дня с Помидорками

У нас рабочий день разбит на саму работу + обучение. На саму работу мы тратим 6 часов, и около 2 часов на обучение. Если посчитать в помидорках, то получится так:

Работа → 11-12 помидорок → В часах: 6 часов.
Учёба → 3-4 помидорки → В часах: 2 часа.

Помидорка: 25 минут работа + 5 минут отдых.

Если тяжело идёт рабочий день, можно попробовать вносить в жизнь эту технику.

Развитие новой привычки может вызывать у нас отторжение. Обычно это случается, когда мы стараемся навязать привычку нашему организму или мозгу. Организм и мозг скажет, что «хватит с ним экспериментировать» и мы забьем на эту привычку.

Можно прилагать силу воли, и на протяжении нескольких недель насильно заставлять себя что-то делать. Тогда у нас эта привычка будет восприниматься с насилием и неприятным действием.

Решение: начинать с чего-то малого и незначительного:

Если первый шаг вызывает отторжение, то надо еще упрощать. Как только привыкнешь к текущему шагу, делай следующий, посильный шаг.

Джеймс Клир, в своей книге «Атомные привычки» рассказывает историю британской команды велогонок:

До прихода Дейва Брейлсфорда на место главного тренера британская команда занимала посредственные места. Но тренер выработал стратегию «извлечения максимального результата». Фактически он искал возможностей минимальных изменений во всём. Эти изменения должны были двигать процесс вперед.

Вначале они изменили дизайн седла велосипеда, чтоб его сделать удобней. Потом начали втирать в шины спирт, чтоб улучшить сцепление. Потом начали одевать куртки с подогревом, чтоб обеспечить идеальную температуру для мышц. Повесили на спортсменов датчики, чтоб отслеживать реакцию на нагрузку. Они даже костюмы для велосипедистов тестировали в аэродинамической трубе и сменили типы курток для открытого неба!

На всём этом команда не остановилась, а продолжила тестировать различные улучшения. Если изменения приводило к улучшение хотя бы на 1% — это было целесообразно. Так они наняли врача, который научил спортсменов правильно мыть руки, чтоб уменьшить число вирусных заболеваний. Выбрали матрасы для сна, гели для массажа.

После внедрения всех результатов британская команда стала самой сильной велокомандой в мире. До этого они 110 лет не выигрывали ни одного соревнования.

Роль небольших ежедневных изменений гораздо выше, чем значительные изменения раз в год. Значительные изменения требуют огромных ресурсов и силы воли. Это серьезный стресс, и провальный результат будет восприниматься особенно остро.

Небольшие изменения (теория изменений на 1%) могут быть не заметны вообще. Но при этом они намного сильнее влияют на нашу жизнь на большой перспективе.

Сила небольших привычек заметна только на большом периоде времени. Откладывание небольшой суммы с какой-то периодичностью даст знать через 1-3 года. Поход в тренажёрный зал через 3-6 месяцев.

Есть хороший пример из жизни. Изучение иностранного языка — это весьма длительный процесс с отработкой навыков. При этом объемные занятия не дают такого прогресса, как ежедневные занятия по 25 минут или погружения английского языка в свою жизнь. При этом за одно занятие выучить английский нельзя — это долгий процесс, который может затянутся на несколько лет.

Плохая сторона: это следование плохим привычкам. Мы не видим негативной обратной связи. Съеденная высококалорийная пища сегодня не повлияет на вес завтра. Но ежедневные превышения калорий принесут лишние килограммы через долгий промежуток времени.

Изменения не происходят быстро. Обычно это накапливается с течением большого времени.

Бегая каждый день, вы не похудеете через неделю. Но если продолжить выполнять эту привычку, то через несколько месяцев можно будет увидеть результат невооруженным глазом.

Советы Джеймса Клира:

🞿 Находить способы улучшить свою жизнь.
🞿 Небольшие изменения каждый день лучше, чем одна большая в течении года.
🞿 Изменения не происходят быстро, они имеют накопительный эффект.
🞿 Стоит постепенно внедрять в свою жизнь хорошие привычки, и стараться избавляться от плохих привычек. Хорошие привычки дадут максимальный результат через несколько месяцев.