Недавно я писал о процессе, который у нас происходит при повышении. Сегодня хочу поделиться кусочком документа самой защиты.

Сегодня два младших-2 защищались на младших-3. Оба подготовили документы и рассказывали о своих достижениях по этим документам.

Очень крутые и сильные защиты. Кирилл, к примеру уже защищал разработку собственной отчётности до ключевых фраз н PowerQuery. Скрин части документа его защиты прикрепил. Смотрите какая красота.

Очень давно был на выступлении Ильи Бирмана на UWDC, где он показывал мастер-класс, как нужно работать с фотошопом и делать крутые вещи.

Его манера работы с программой завораживает. Каждое действие он делает через хоткеи (горячие клавиши). Вот тут надо срезать, раз и вуаля, уже работает с этим инструментом.

Переход от одного инструмента к другому происходил быстро и без каких-либо пауз. Там где новичок потратит кучу времени чтоб найти инструмент или переключить его, Илья делал это на лету и не задумываясь.

Я, когда начинаю работать с новой программой, насильно заставляю себя использовать хоткей. Расскажу как это происходило с Гугл доками:

Мне нужно выделить текст жирным → я иду в меню, и смотрю какая горячая клавиша отвечает за выделение жирным. И после этого выделяю через хоткей. Если забыл, снова иду, смотрю подсказку и опять делаю это через хоткей.

Важно делать это всегда через хоткей, а не нажимать на выделение в меню или на рибоне, чтоб вырабатывалась механическая память.

Вторая штука, которая сильно помогает ускорить работу — это быстрая и слепая печать. Не обязательно учиться печатать с десятью пальцами, но печать должна быть в два раза быстрее, чем написать такой же текст от руки.

Сначала будет больно и долго. Но потом это окупиться сторицей.

В нашей компании есть процесс защиты своих результатов. Каждый сотрудник должен уметь защитить свой результат (в том числе и для повышения своей зарплаты).

Для нас это важно по двум причинам:
— Мы защищаем свою работу перед клиентом еженедельно.
— Мы защищаем наши коммерческие предложения и объясняем как будем достигать результата.
— Мы растим лидеров внутри компании, которые смогут отстаивать своё мнение и вносить улучшения в компанию.

Чтоб этот навык развивался, мы включили защиту по всему пути развития сотрудника.

Начинаем этот процесс проводить на стажировке. В конце стажировки, стажёр рассказывает о задачах, которые он выполнял, как выполнял, какого результат он достиг. По итогам этой защиты, мы выставляем оффер или прощаемся со стажёром.

Дальше у нас идёт испытательный срок (3 месяца), после которого сотрудник защищается по итогам прохождения этого испытательного срока. Если плохая 360 или слабая защита — это причина для того чтоб расстаться с сотрудником.

А после защита перед каждым повышением. У младших это происходит через каждые 3-6 месяцев. У мидлов и старших каждые 8-15 месяцев. Каждый раз надо защитить тот путь, который ты прошёл. Какие единицы смысла получил. Какие результаты. Какой вклад в команду. Какие планы на следующее повышение. Какие слабые стороны видит в себе сотрудник. Как о нём отзываются коллеги.

При переходе с мидла на старшего защита проводится так же на управление компании. Потому что старшие начинают влиять на процессы в компании и растят следующее поколение.

А как у вас устроен процесс защиты повышения зарплаты?

Я застал еще времена, когда трекинг времени был обязательным в IT-AGENCY. В те времена, отделы «продавали» своё время. Поработал больше часов → заработал больше.

Сейчас мы продаем команды, людей и трекинг времени стал обязательным только для внештата. Если взялся сделать задачу к Y дню — делай, а за сколько часов ты её сделаешь — вторично.

Для младших и мидлов я рекомендую самостоятельно следить за своим временем. Это помогает натренировать насмотренность. Сколько может занимать та или иная задача? А можно ли как-то оптимизировать выполнение этой задачи?

Но вот самая главная причина:
Когда мидл станет старшим, одной из задач по старту нового проекта будет разработка гантта. Выполнять работу по запуску проекта будут мидлы и младшие. Если ты не трекал сам своё время, то как ты поймешь сколько времени займет запуск проекта у мидла и младшего?

Заставлять трекать время — это микроменеджмент. Рекомендовать трекать время — основа для роста для самого специалиста.

Первое, о чем я начинаю говорить со старшим — это про делегирование и ответственность. В том числе, чтоб старший не забирал ответственность младшего.

Если младший допустил ошибку, нельзя исправлять за ним. Для младшего важно получить обратную связь и самостоятельно исправить ошибку, которую он допустил. Именно через такие ошибки он будет учиться.

Если постоянно за ним исправлять, то он не будет прилагать усилия, чтоб сделать работу лучше. Зачем, если старший всё исправит?

Я рекомендую написать обратную связь что было сделано плохо, и объяснить почему. Особо отмечать ошибки, которые могут стоить для компании денег.

Так работать сложно. Исправить самому гораздо проще и быстрее. Но без сильной команды старший не сможет расти, поэтому приходится показывать ошибки и ждать, пока младший исправит сам.

У нас в компании мы очень внимательно подходим к ответственности. Фактически рост сотрудника напрямую связан с объемом ответственности, которую тот может «прожевать». Так младший берёт ответственность за задачи; мидл — берёт ответственность за проект; старший — за портфель проектов; ведущий — за команду и производственный процесс.

И для меня стало удивлением, что это концепция не всегда может быть понятной для сотрудника. Почему это плохо?

Допустим, у нас есть джун, которому поставили задачу подобрать семантическое ядро по процедуре УЗИ. Ставить такую задачу будет либо старший, либо мидл. В момент постановки задачи, они опишут понимание (для джуна понимание сформировать сложно, не хватает насмотренности), и отдают его на джуна. Если джун говорит: «Я всё понял, пошёл делать», значит ответственность за задачу делегирована, теперь это ответственность на джуне.

Для джуна в этот момент может происходить противоположный процесс. Он получил понимание задачи от мидла или старшего. Они знают как правильно стоит делать, поэтому они мне и объяснили. И они потом будут проверять мою задачу, что она сходится с их пониманием. То есть ответственность за правильно сделанную задачу на них, а не на мне.

В этот момент и происходят проблемы на проекте. Джун не относится ко своей ответственностью со всей серьезностью. Делает ошибки в задании и отдает слабую работу на мидла или старшего, чтоб те его проверили. Но мидл и старший не смогут проверять все задачи, и когда-то эта задача с ошибками может попасть к клиенту. Все это приводит к тому, что с джуном мы распрощаемся (он не может отвечать за свою ответственность).

Пока я вижу только такой путь как избежать этой ситуации:

— Явно указывать, что ответственность на джуне и за ним никто не будет проверять его работу.
— Напомнить, что он всегда может прийти к мидлу и старшему и проконсультироваться по сложным вопросам.
— Напомнить, что в агентстве есть принцип работы в «четыре руки», для задач, которые сложно выполнять.
— Разбирать ошибки, и слушать что думал джун, когда отдавал задачу с ошибкой.
— Дать право на ошибку (обсуждать это явно), но если ошибки будут повторяются, явно сказать, что мы с ним прекратим работать.

В большинстве случаев до последнего пункта не дохожу, но есть и случаи, когда сотрудник так и не смог перестроиться.

На выступлении Mind-15 мне задали вопрос: «Как у вас в компании мотивируют людей заниматься HR деятельностью?».

Я ответил кратко, что в IT-Agency это поощряется, в том числе и финансово (не напрямую, но итоговым числом). Но тема очень обширная, на которую можно отдельный доклад делать. Сегодня хочу рассказать про ответственность и как эта ответственность у нас делится по ролям.

У нас в компании есть линейка специалистов: младший (младший джедай) → мидл (джедай) → старший (старший джедай) → ведущий (ведущий джедай) → руководитель дивизиона.

У каждого ранга своя ответственность:

— Младший → отвечает за задачки на проекте. Его ответственность, чтоб задачи были сделаны хорошо и точно в срок. Чем старше «младший», тем больше зон он может брать, но отвечает все равно на уровне задачи. У младшего 3 уровня.
— Мидл → отвечает за проект. Его ответственность, чтоб на проекте была позитивная динамика в показателях и чтоб проект продлялся. При этом мидл работает с задачами, но ему может помогать младший. Чем старше становится «мидл», тем больше задач он берёт, связанными с продажами (начинает получать опыт на пресейлах, выступает с семинарами, присутствует на первых встречах). У мидла 2 уровня.
— Старший → отвечает за портфель проектов. Его ответственность — это портфель проектов. У старших 3 уровня, зависит от портфеля проектов.
— Ведущий → отвечает за портфель проектов, команду, процессы. У ведущих 3 уровня, зависит от портфеля проектов.
— Руководитель → отвечает за все портфели ведущих, команду, процессы, ищет проторенную дорожку, как сформироваться лучший продукт/процесс и потом передает его на ведущего.

Подробней про ответственность старших

Вокруг «старшего» образуется команда, мини-юнит. Это еще не его команда, но это команда, с которой он уже может работать, и переходить из роли «управляю одним проектов» в «управляю несколькими проектами» и из роли «большую часть делаю руками сам» → «передаю часть ответственности более младшим сотрудникам».

Старший начинает меньше работать руками, и больше головой. Его главная задача, научиться использовать младших и мидлов, как рычаг. Для этого нужно научиться передавать ответственность и доверять исполнителю (исполнители подводят, всегда, тут и учимся решать проблемы как управленец и наставник).

Так же старший начинает активно работать с пресейлами → проводить первые встречи, готовить презентации, расчёты и презентовать итоговые расчёты. Тут всплывают проблемы на каждом из этих этапов, и по каждому из них ведётся работа над ошибками.

Чем старше становится «старший», тем больше он начинает работать с людьми. Потому что проектов становится больше, и он вынужден часть своей ответственности передавать на людей, которые делают работу априори хуже него (у них просто опыта меньше!). Тут начинается конфликт управленца: не доверяешь исполнителю → вязнешь в микроменеджменте → ведешь меньше проектов.

На 3 уровне старший начинает учиться подбирать себе команду. Он участвует вместе с ведущим или руководителем в интервью, проверяет тестовые и анкеты участников. Высказывает мнение руководителю или ведущего что ему нравится в кандидате, а что не нравится. Проводит стажировку, и принимает защиту на стажировке. Это и является этап подготовки старшего к тому, чтоб стать ведущим.

Подробней про ответственность ведущих

Ведущие — это наставники (ведущий — от слова ведёт). Три важных задачи ведущего:

— Растить как можно больше мидлов, старших и ведущих → люди растут только тогда, когда берут большую ответственность и справляются с этой ответственность. Для агентства и акционеров — это увеличение выручки и объема прибыли, потому что реализация большей ответственности, приносит бо́льшую пользу для клиентов, что приводит больше денег агентству.
— Увеличивать портфели проектов старших → участвовать в продажах, помогать старшим в стратегиях.
— Улучшать продукты и процессы → продукт должен быть как можно дешевле и качественнее для клиентов. Мы должны зарабатывать для клиента больше, чем он тратит на нас, иначе проект для нас считается провальным.
— Участвовать в маркетинге и строить персональный бренд → Маркетинг, позволяет делать так, чтоб о компании узнало как можно больше людей. Какие бы крутые мы не были, как бы круто мы не работали, на определенном развитии компании сарафанного радио не хватает, поэтому компании для увеличения роста нужно помогать с маркетингом: выступать, вести блог, писать статьи и кейсы и т. д.

Поэтому в агентстве создаются условия очень близкие к предпринимательству. Но в отличии от ситуации предпринимателя, в агентстве гораздо больше поддержки и ресурсов. Тем не менее сама среда создана таким образом, что подталкивает тебя пробовать новое, делать ошибки и получать новый опыт.

Когда нашу работу отмечают из вне — это хорошо. Но проблема такой обратной связи, что она происходит не часто (раз в месяц, квартал, полугодие...). Из-за низкой частоты такой похвалы, крепкая обратная связь не образуется.

Поэтому кроме внешней обратной связи нужно формировать внутреннюю обратную связь.

Каждый раз когда сотрудник защищает сильное решение (сделал работу, презентовал клиенту и т. п.), то это решение как-то двигает либо его, либо проект, либо компанию вперед. Сильные решения принимаются ежедневно, а значит обратную связь можно будет получать постоянно.

Так формируется циклический подход:

Сделали сильную работу → посмотрели, как работа откликнулась на общей цели (есть ли положительная динамика?) и соответствовала ли ценности.

Сильная работой может быть разной по сложности:

— Для джуна — на уровне задачи.
— Для мидла — на уровне проекта.
— Для сеньора/лида — на уровне портфеля проектов и команды.

Каждое решение, которое мы принимаем ежедневно имеет последствия:

— Запустили новую гипотезу → эта гипотеза дала уменьшение CAC → выполнить KPI стало еще проще.
— Запустили новую гипотезу → потратили 26 000 ₽ и поняли что эта аудитория или креатив не дают отклика даже близко к среднему → выстроили еще несколько гипотез и записали в базу знаний проекта, почему по нашему мнению эта гипотеза не сработала.

И в первом и во втором случае есть обратная связь. Во втором случае — это путь, в который уже не нужно идти. Мы проверили, это не работает с теми условиями, которые были прописаны в гипотезы. Нужно что-то менять.

Это как с лампочками Томаса Эдисона. Он провёл около тысячи опытов, чтоб найти одну единственную лампочку, которая имела идеальные для него характеристики.

Обычная похвала за то, какой сотрудник хороший и сильный не создает положительную обратную связь.

Если одаренным ученикам говорить, что они одаренные, то они начнут думать о том как сохранить свой имидж, а не преодолевать новые трудности (Кэрол Двек, «Образ мышления. Новая психология успеха. Как научиться использовать свой потенциал»).

Фитнес-тренер Мишель Сегар (книга «Без фанатизма»/No sweat), чтоб превратить упрямых лежебок в фитнес-поклонников, старается найти что-то что приносит удовольствие для начинающего спортсмена. Это должен быть какой-то приятный опыт, который будет давать положительную обратную связь. Только тогда тренировки превращаются из обязательных, в желанных.

Я сам это ощутил на себе, я за 2022 год посетил 142 тренировки спортивным кролем! Если бы цель была «чего-то достичь», то вряд ли я бы с таким удовольствием ходил на эти тренировки. Мне просто в кайф тренироваться.

Чтоб создать обратную связь, нужно хвалить не человека (то, кем он является), а его прогресс, профессиональный рост и сильные решения (то, что он делает).

Стоит отмечает его изменения на протяжении времени. Каким он был месяц, полгода или год назад. И каких результатов смог добиться своей работой.

Очень часто человек не может воспринимать свой путь, для этого можно использовать инструменты:

— подведение итогов месяц, года;
— записывание единиц смысла за последний месяц;
— обсуждение с наставником или руководителем прогресса за последние полгода;
— сбор обратной связи (оценка 360°).

Но внешней обратной связи часто недостаточно для создания эффективной петли обратной связи. Сотруднику нужно формировать внутреннюю петлю обратной связи. То есть самостоятельно создавать себе ретроспективу.

IT-Agency — это распределенная команда. Я нахожусь в Челябинске, мои подопечные: Омск, Нижний Новгород, Самара, Рязань, Пханган. У нас фактически нет шансов сходить вместе в офис. Да, мы пересекаемся 1-2 раза в год в какой-то точке, но большой промежуток времени находимся на большом расстоянии друг от друга.

Еще больше осложняет то, что мы фактически работаем по проектам. То есть один специалист за год может ни разу не поработать с другим спецом.

Удаленные работники лишены «разговора у кулера». Просто поболтать о выходных или какой ты фильм клёвый посмотрел — не с кем.

Я решаю эту проблему двумя способами: на проектных планёрках, пока все собираются я стараюсь узнать как у кого дела, как кто провёл выходные и т. п. Так же очень сильно помогают встречи «1 на 1», которые созданы в том числе для подобного общения. И стараюсь находить варианты когда можно встретится с командой оффлайн (презентация, ретроспективы, стратегические сессии).

Вот одно из правил выживания в ITA:

«В офисе дефицит личного времени, поэтому не нужно лишний раз отвлекать людей за работой. На удалёнке дефицит общего времени, поэтому скайп с видео лучше чата, а чат лучше письма или комментария в таске. На удалёнке используйте любую возможность для неформального общения.»