У нас бывают ситуации, когда на стороне клиента появляется человек, который начинает управлять командой в ручном режиме. Эдакий микроменеджмент. Это нормальный стиль управления для России и стран СНГ. Появился он из-за низкой квалификации специалистов, когда управленцу приходится собой закрывать дыры в проекте, чтоб не случилась катастрофа.

Что делать?

Микроменеджмент появляется тогда, когда управленец не уверен в качестве команды, которая взялась за проект. То есть он принимает решение выделить свои ресурсы (время, деньги) на присмотр за командой, а не на другие управленческие задачи.

Решается только одним способом — этот управленец должен начать доверять команде. Чем больше ошибок на проекте будет, тем больше будет подкрепления, что микроменеджмент это правильно, и он спас проект, заметив эту ошибку. Любая ошибка на проекте рушит доверие между командой и клиентом.

Со стороны команды, такой микроменеджмент сильно нервирует. Но единственный путь — это повысить доверие со стороны клиента.

При работе с подопечными у меня есть принцип: никогда не пропускать слабые решения. Этот принцип позволяет всем в команде показывать сильную работу перед клиентом.

Это с одной стороны опасный принцип (можно уйти в перфекционизм), с другой он помогает задавать планку для всех остальных. Если хотя бы один раз пропустить слабое решение, то остальные сотрудники увидят, что так можно (у него же прошло!), и это снизит планку качества для будущих решений.

Слабое решение — это когда ты делаешь работу, чтоб её сделать (потому что так заведено), а не потому что это приносит пользу компании или клиенту. Это когда ты принимаешь решение, и не можешь объяснить почему ты это решение принял («я так вижу»). Когда даешь гипотезу, которая не основана ни на цифрах, фактах или твоём опыте.

Принятие слабой работы имеет последствия:

+ для сотрудника (он перестает развиваться);
+ для руководителя (он снижает планку для будущих решений);
+ для агентства и клиентов (общее качество решений будет ухудшаться, а не наоборот).

Последствия слабых решений не видно сразу, но они наступают когда следующий сотрудник не доработает решение до сильного и будет апеллировать к тому, что раньше более слабое решение «прошло».

Если слабое решение прошло, и все это поняли, то это нужно разбирать как факап руководителя.

Тут важно понимать, что сильное решение ≠ идеальное решение. Сильное решение — это решение, которое решило проблему и создало пользу. Это может быть табличка собранная на коленке, но которая показывает как проблему можно решить. Чем меньше ресурсов задействуется — тем лучше.

Принятие сильных решений и сдача сильной работы является отличным способом для развития сотрудника. Потому что создает положительную обратную связь (результаты на проекте будут улучшаться, а клиент будет больше доверять). Сотрудник начинает гордиться своей работой, а сильная работа двигает его вперед как профессионала.

Мы в IT-Agency за основу управления личным временем берём дорофеевские «Джедайские техники». Тема очень большая и многогранная, но сейчас хочу рассказать о том как снижаю тревогу по «а вдруг я что-то забыл».

В конце рабочего дня у меня есть ежедневная рутина:

И три пункта из этой рутины — это про очистку «дополнительных инбоксов»:

1. Я закрываю все окна браузера. Если какое-то окно браузера не хочу закрыть, то скорее всего там хранится задача. Тогда фиксирую её как отдельную задачу и окно закрываю. И так пока все окна не будут закрыты.
2. Я удаляю все файлы с рабочего стола и из папки Temp. Если какой-то файл я не готов удалить, значит это файл от проекта → нужно его перенести в папку проекта. Или за этим файлом стоит задача, которую нужно сделать → тогда пишу задачу в Инбокс Сингулярити (такс-трекер).
3. Прохожусь по слаку и по почте (хотя это и не написано) и архивирую все письма. Если есть какой-то тред, где есть моя задача, или меня отметили, то пишу задачу на следующий день со ссылкой на этот тред или письмо.

Эта практика значительно для меня снижает тревожность. Я не переживаю за то, что что-то забыл или кого-то подвёл.

В IT-Agency есть правило, что мы созваниваемся с клиентом еженедельно, и рассказываем ему о результатах выполненных работ и планах на следующую неделю. В агентстве есть ценность «открытость», поэтому в план-факте обязательно должны быть ссылки на итоги работы или на артефакты (файл-загрузки, исходники и т. п.).

Ниже будет ссылка на пример такого еженедельного план-факта. В зависимости от проекта план-факт меняется. Автор такого оформления план-факта: Илья Кузнецов, ведущий джедай.

В чем главная задача такого план-факта?

Каждую неделю мы обещаем сделать определенные задачи. Поэтому они записываются как план, на следующую неделю. А через неделю они переносятся, как «что планировали» и «что по итогу сделали». Это позволяет команде держать ответственность, а команде клиента видеть все результаты и объемы работ, которые проделывает команда.

Если задачу не сделали, придётся написать причину почему так произошло. Обычно такое происходит редко, если задачу нельзя выполнить, в течении недели клиент об этом узнает (к примеру, была блокирующая задача, в которой возникли проблемы).

В план-факте обязательно есть ссылки на выполненную работу или артефакты. Поэтому клиент сможет даже через год найти документ (либо через поиск по документу, либо через поиск по гугл диску). Даже если клиент от нас ушёл, мы сохраняем все файлы, т. к. они могут понадобится через несколько лет. Это снимает с клиента тревогу, что что-то потеряется, если они прекратят с нами сотрудничество.

В документе мы обязательно оставляем ссылки на основные файлы или папки (отчёты, где хранятся документы, где хранятся баннеры, где хранятся исходники и т. п.).

После встречи (во время встречи можем внести изменения в файл → добавить новые задачи), мы высылаем итоги встречи в виде план-факта за неделю. Таким образом, даже если ЛПР не присутствовал на встрече, у него всегда есть понимание как идут дела с проектом и он в любой момент может посмотреть отчёты.

Ссылка на файл:
https://docs.google.com/document/d/10CTkqEuwkSMWJKizNyfA6IeDSXYeb0HjNSTgTEL5IdU/edit#

Все публикации доступны в моем телеграме, подписывайтесь.

Скоро новый год, и хочу поговорить об актуальной для всех проблеме: ставлю цели, а они нихера не сбываются. В последние 2 года практикую немного другую систему, которую подсмотрел в двух книжках: «Атомные привычки» Джемса Клира и ”How to Fail at Almost Everything and Still Win Big: Kind of the Story of My Life” by Scott Adams (на русском «Теория везения»).

🞿 Постановка целей сама по себе не работает. Выполнение цели зависит не от самой постановки цели, а от процесса достижения результата. Нужно обращать внимание на процесс, как систему, а не на цель.

🞿 Можно поставить желаемый результат, к которому можно стремиться (выиграть олимпийские игры для спортсмена), но это будет лишь «путеводной звездой» с которой можно сверяться, чтоб спросить себя «А туда ли я иду?».

🞿 Важно создавать систему или привычки, которые постепенно двигают тебя к той самой «путеводной звездой», и раз в 2 недели сверяться, есть ли прогресс. Если прогресса нет, то немного изменять систему (процесс), и через 2 недели опять проверять, все ли ок.

🞿 Цель должна быть интересной, иначе ты забьешь на неё. Клёво, если от самого процесса ты получаешь удовольствие (радость).

🞿 Привычка формируется по модели: Стимул → Желание → Реакция → Вознаграждение. Без вознаграждения привычка не оформится. Без стимула о привычке будешь забывать.

🞿 Маленькие изменения круче, чем большие и сложные. Потому что от маленьких изменений мы получаем результат быстрее.

🞿 Скорость достижения цели зависит от интереса и объема потраченного времени на процесс. Есть исключения: обучение и спорт, после 2х часов в день эффективность резко падает.

🞿 Если цель зависит от команды, то маленькие изменения надо применять на команду и их комфорт. Большие изменения не работают и отторгаются коллективом.

🞿 Важно чувствовать себя победителем каждый день/каждую неделю, поэтому важно отслеживать прогресс (стал ли я ближе к главной цели).

🞿 Провалы будут. Навыки, знания, насмотренность и опыт снижают процент провалов. Важно не отчаиваться от провалов, а делать ретроспективу и переходить к следующей гипотезе.

Несколько моих историй:

🞿 Плавание: приходил в плавание просто научиться плавать кролем. Проплывал километр за 30:26 минут. Больших целей в плавании не ставил. Важным было не пропускать занятия и получать удовольствие от каждого занятия, полностью выполнять упражнения тренера. Итог, километр плыву за 20:46 и вижу как к февралю можно выплыть за 20 минут. То есть, я концентрировался на процессе и поддержания интереса к этому процессу, а не на результат. О 20 минут на километр я и мечтать в сентябре 2021 года не мог.

🞿 Похудение: концентрировался на процессе, много экспериментировал. В итоге эмпирическим путём вычислил что работают: учёт калорий, тренировки, приём пищи с 50% овощей на тарелке и 25% белка и 25% круп. Овощи и крупы дают насыщение, а белок закрывает суточную потребность белка. Так же для меня хорошо работали приём витамина D3 и Омега-3.

🞿 Увеличение портфеля на работе: даже в этом году портфель вырос на 36%. Смотрел как можно увеличивать LTV. Как повысить доходность и маржинальность. Передавал процессы ведения проекта своей команде. При этом в этом году слишком много невезло, хотя и удачных действий было достаточно. Следующий год будет сложнее, буду совершенствовать процессы на первой линии, так как с ведением проектов всё ок.

Все публикации дублирую в ТГ: https://t.me/marketingformoney

Расскажу как справляюсь со сложными и непонятными задачами. Как делаю первым шаг (самый трудный) и постепенно создаю что-то новое.

Для меня, самое сложное в работе — встречаться с неизведанным. И по счастливой случайности это одна из самых интересных частей моей работы.

Начни хоть с чего-то

Если ты похож на меня, то когда к тебе приходит сложная и непонятная задача, то хочется забиться куда-то и ничего делать. Мне в этот момент ничего не понятно и я не могу понять как начать решать эту проблему.

Обычно в агентстве мы начинаем писать понимание задачи. Понимание задачи — это фреймворк, который помогает описать задачу более подробно, сфокусироваться на пользе и разобраться как эту задачу решать. В конце понимания задачи появится визуализация, к чему я приду при решении задачи.

Предварительное исследование

Но, чаще всего мне недостаточно одного понимания. Поэтому я начинаю исследование:

• Как обычно решаются подобные задачи?
• Есть что-то подобное в личной базе знаний?
• Есть что-то подобное в драйве агентства?
• Есть ли люди, с которыми можно проконсультироваться?
• Есть ли готовые решения в рунете или буржнете?

Мини-понимание задачи

Понимание задачи — это фреймворк, который помогает разобраться как решать ту или иную задачу. Фактически нужно ответить на несколько вопросов:

• Что нужно сделать?
• Какое полезное действие от этой задачи? (Делаем, чтобы что?)
• Какие проблемы могут возникнут? Какие подводные камни есть? Какими навыками надо обладать, чтоб решить задачу?
• Какой срок? Почему нужно выполнить к этому сроку? Что будет если не сделаем к этому сроку?
• Как должен выглядеть конечный результат?
• Какие ресурсы нужны для выполнения задачи?
• Обычно каждый этот вопрос создает еще несколько вопросов. Задача должна описывать пользу, а не способ получения этой пользы. Понимание — это путь как мы получим эту пользу.

Подробнее про понимание в рассылке Ильяхова. И советую посмотреть лекцию Ильи Бирмана про понимание задачи.

Найти следующий шаг

Когда провёл исследование и написал понимание задачи, приступаем к планированию. Я не пытаюсь сделать сложную и непонятную задачу сразу и идеально.

Я обычно пишу приблизительный план, как я буду решать какую-то задачу. К примеру:

Исследовать для КЛИЕНТа, почему у них просели продажи прошлой зимой.

• Проверить брендовый спрос → Посмотреть коммерческий брендовый запрос в Wordstat по месяцам (при необходимости: понедельно) → Посмотреть общий брендовый запрос в Wordstat.
• Посмотреть что происходило с рынком (может он уменьшился?).
• Посмотреть на активность конкурентов (может они отъели рынок?).
• Посмотреть были ли проблемы с маркетинговой активностью → Есть ли корреляция с брендовым спросом и маркетинговой активностью?
• Посмотреть проблемы с офисами → Есть ли корреляция с закрытиями офисов и падения количества продаж? Офисы закрывали до падения продаж или после (как результат падения продаж).
• Посмотреть системы аналитики по выполненным целям, когда начались проблемы → С каких источников упали выполнения целей? → С SEO все в порядке?..

… и так далее.

Каждый пункт этого плана — это небольшие задачи. Их сделать легко и часть задач можно выполнять с выключенным мозгом. Часть задач могут появится по ходу дела. Иногда я не знаю задачи в середине, и делаю те, которые знаю. Понимание по остальным задачам появляется по ходу.

Чем меньше опыта и кругозора, тем сложнее разобрать сложную задачу на мелкие. Это нормально. В таких случаях начинаем с первого видимого пункта, и делаем его. Как сделаешь её — увидишь следующий шаг. Это как идти в тумане. Сделал шаг, увидел что дальше обрыва нет, и делаешь следующий шаг. И так пока не доберёшься до пункта назначения.

Если не хочется делать — упрощай

Иногда, когда я решаю сложную задачу, то скатываюсь в прокрастинацию. Это сигнал, что задачи сложные и быстро их не решить. Тогда я просто начинаю их разбирать и упрощать. В этот момент я обычно понимаю почему мне не хотелось приниматься за задачу и пишу подробную инструкцию как буду решать эту задачу.

Если совсем тяжело приступить — включаю таймер «помидор» и 25 минут туплю в задачу.

После того как все сделал

Когда закончили основную черновую работу, то нужно проверить себя:

• А я вообще сделал то, что от меня хотели?
• Я решил проблему или нужно что-то еще?
• Польза принесена?

И обязательно еще раз пройти по всему пути решения задачи. Это нужно, чтоб отловить ошибки (фактические и логические). Когда делаем сложную задачу в первый раз, мы можем не осознавать, что совершили какую-то ошибку.

Так же осмотр всей работы — это хорошая обратная связь. Если вся работа проведена правильно, то вот он дофамин. «Я решил эту сложную задачу. Я молодец». Я рекомендую рассказывать о решении сложных задачах коллегам и миру. Это поможет закрепить знания и поможет сделать магию немагией.